যেভাবে আরও সহজ ও কার্যকর করে তুলবেন আপনার ইমেইল ম্যানেজমেন্টকে

Email Management

অধিকাংশ চাকরিজীবী এবং ব্যবসায়ী ইমেইলের মাধ্যমে সেরে থাকেন তাদের অনেক গুরুত্বপূর্ণ কাজ। কিন্তু সঠিকভাবে ইমেইল ম্যানেজমেন্ট (e-mail management) না করার কারণে এখানে নষ্ট হতে পারে বেশ কিছু মূল্যবান সময়। চলুন জেনে নিই কিছু পরামর্শ যা অনুসরণ করলে আরও সহজ হয়ে উঠবে আপনার ইমেইল ম্যানেজমেন্ট (email management tips)

১. সব ইমেইলকেই গুরুত্ব দিবেন না (do not prioritize every emails):

সাধারণত যে সব ইমেইল আমাদের কাছে আসে তার সবগুলোই গুরুত্বপূর্ণ নয়। কিছু কিছু ইমেইল (email) আছে যার তাৎক্ষণিক উত্তর দিতে হয়। আবার এমন কিছু ইমেইল আছে যার উত্তর ২-১ দিন পরে দিলেও চলে। এই ধরণের ইমেইল গুলো আলাদা করে রাখুন। ধীরে সুস্থে চিন্তা ভাবনা করে উত্তর দিন এবং মধ্যবর্তী সময়ে আপনার অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কাজ সেরে ফেলুন।

২. রিপ্লের জন্য টেম্পলেট তৈরি করে রাখুন (create template replies if you often send similar replies):

যদি আপনাকে প্রায়ই ইমেইলগুলোর জন্য একই ধরণের উত্তর দিতে হয় তবে টেম্পলেট (email template) তৈরি করে রাখুন। এতে করে আপনার অনেক সময় এবং শ্রম বেঁচে যাবে।

৩. প্রাসঙ্গিক ইমেইলগুলোই পড়ুন (read only the emails that are relevant):

আমরা বিভিন্ন ব্লগ, ওয়েবসাইট, অনলাইন নিউজ পোর্টাল ইত্যাদিতে সাবস্ক্রাইব (subscribe) করে রাখি। এসব জায়গা থেকে প্রতিদিনই প্রচুর ইমেইল এসে জড়ো হয়। প্রয়োজন না থাকলে এগুলো পড়বেন না। শুধুমাত্র আপনার কাজের সাথে সম্পর্কযুক্ত ইমেইলগুলোই পড়ুন।

৪. ইমেইল ফিল্টার ব্যবহার করুন (use filters):

ইমেইল ফিল্টার অত্যন্ত কার্যকর একটি পদ্ধতি। এই পদ্ধতিতে ইমেইলের বিষয়বস্তু, ধরণ, সাইজ, কোথা থেকে ইমেইলগুলো আছে তার উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন আলাদা ফোল্ডারে রাখা যায়। ফিল্টার করে ফেললে অপ্রয়োজনীয় ইমেইলগুলো পড়ার হাত থেকে আপনি রক্ষা পাবেন।

৫. প্রতিদিন ইমেইলের জন্য কতটুকু সময় ব্যয় করবেন তা আগেই নির্ধারণ করে নিন (set a limit to the time you spend in the inbox):

প্রতিদিনের একটি নির্দিষ্ট সময় ইমেইল পড়া, উত্তর দেয়ার জন্য আলাদা করে রাখুন। ইমেইল পড়তে, উত্তর দিতে আপনার গড়ে কতটা সময় লাগে তার উপর ভিত্তি করে এই সময়টি নির্ধারণ করুন।

৬. যে সব ইমেইল একেবারেই পড়া হয় না তা আনসাবস্ক্রাইব করুন (unsubscribe from things you don’t read):

আমরা বিভিন্ন ব্লগ, ওয়েবসাইট, অনলাইন নিউজ পোর্টাল ইত্যাদিতে সাবস্ক্রাইব করে রাখি। এর মধ্যে কিছু কিছু ওয়েবসাইট আছে যাদের পাঠানো ইমেইল আমরা একেবারেই পড়ি না। সেক্ষেত্রে এসব ওয়েবসাইট আনসাবস্ক্রাইব করে নিন।

এ ধরণের আরও লেখা পড়ুনঃ

লেখাটি সম্পর্কে আপনার মতামত কমেন্টের মাধ্যমে জানাতে অনুরোধ করছি। পরামর্শ.কম এর অন্যান্য প্রকাশনার আপডেট পেতে যোগ দিন ফেইসবুক, টুইটার, গুগল প্লাসে অথবা নিবন্ধন করুন ইমেইলে।

Leave a Reply